Все ваши обращения должны быть только в письменном виде, минимум в двух экземплярах, и один экземпляр должен быть у вас. С него вы должны снимать копии и отправлять, и прилагать их, если это потребуется, но оригинал должен быть сохранён. Заведите отдельную папку по каждому вашему вопросу и откладывайте в неё ваши письма и ответы на них, квитанции, конверты.

Обращения необходимо отправлять по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или вручать лично секретарю с обязательным удовлетворении вашего требования: на втором (на вашем) экземпляре секретарь должен поставить дату его получения и штамп с входящим номером.

Само обращение составляется следующим образом:
- В правом верхнем углу указываются реквизиты организации, далее указывается "Руководителю", затем - от кого направлена жалоба (ф.и.о. полностью) и полный адрес.
- Отступив от написанного на 1-2 строки, посредине листа пишется - "Жалоба", "Обращение", "Претензия" или "Заявление".

Далее сообщаете о том, что вас не устраивает в тех жилищно-коммунальных услугах, за которые вы платите 90-100% их стоимости. Сообщите, с какого дня появились эти недостатки, каков их объём, величина или размер. Каждый недостаток необходимо отметить отдельным пунктом. Недостатки описывайте конкретно, но конструктивно, используйте такие величины, как градусы, метры, сантиметры, дни и т.д.

Затем следует перечень требований, которые вы выдвигаете, и срок для их устранения. Срок должен быть разумным и достаточным для ремонта - от 10 до 14 дней. Есть сроки, установленные нормативными актами, и они должны соблюдаться, их надо указывать, делая соответствующие ссылки. А если ситуация такова, что терпеть недостаток невозможно, то требуйте их устранения незамедлительно.

В конце жалобы можете написать: "В соответствии со ст. 4 Закона РФ "Об обжаловании в суд решений, нарушающих права и свободы граждан" прошу в месячный срок дать ответ о принятых мерах по устранению нарушения моих прав".

В конце обращения необходимо расписаться и указать дату, иначе ваше обращение не будет рассмотрено.

В обращении ссылайтесь на Закон о защите прав потребителей, на правила предоставления коммунальных услуг, на нормативы, на приказы, на постановления, на ГОСТы, на СНиПы и т.д.

Запомните, что устные, телефонные обращения не могут в последующем служить доказательством вашего обращения в случае судебного разбирательства, запомните бюрократический принцип: всё, что не существует на бумаге, не существует в действительности.

В том случае, если ваше обращение необходимо вручить безотлагательно (например, когда из батареи течёт вода), то придите в ЖЭК не один, а со свидетелями (супруг, соседи, знакомые и т.д.) и потребуйте в их присутствии принять ваше заявление и расписаться на нём. Если там откажутся его принимать и откажутся расписываться на нём, то заявите, что вы в присутствии свидетелей оставляете своё заявление, и эти свидетели на суде подтвердят, что вы действительно приносили и оставили своё заявление в ЖЭКе, но вам отказали в засвидетельствовании этого факта, т.е. не поставили на вашем втором экземпляре реквизиты о его принятии.

Если вы звонили по телефону по поводу недостатка, то потом обязательно лично убедитесь, что ваш звонок отмечен в книге регистрации, и позже всё равно отошлите письменный документ.